Transférer vos archives publiques

Pourquoi ?

Tout fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais il n’en est pas propriétaire : il est tenu de les remettre aux Archives départementales. Les archives publiques ainsi versées viendront alimenter les fonds des Archives départementales, patrimoine et mémoire du département.

Qui ?

Les administrations dotées d’une compétence territoriale à l’échelle du département

Elles sont tenues de verser leurs documents aux Archives départementales. Il s’agit :

  • des services du Conseil départemental
  • de la Préfecture et des sous-préfectures
  • des services déconcentrés de l’Etat dont la compétence s’exerce sur le territoire départemental (exemple : Inspection académique, tribunaux, directions départementales)
  • des établissements publics locaux ou nationaux (exemple : Agence nationale pour l’emploi, Centre départemental de Météo France)
  • des organismes consulaires non pourvus d’un service d’archives interne (exemple : Chambre de commerce et d’industrie, Chambre des métiers)
  • des entreprises publiques non pourvues d’un service d’archives
  • des organismes privés chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public (exemple : Caisse d’allocations familiales, Caisse primaire d’assurance maladie).

Les communes

Propriétaire de ses archives, la commune peut à tout moment décider d’en confier la garde aux Archives départementales : c’est ce qu’on appelle un dépôt. La décision se prend en conseil municipal. Pour les communes de moins de 2 000 habitants, la loi n°70-1200 du 21 décembre 1970 prescrit le dépôt obligatoire aux Archives départementales des archives communales anciennes.

Les notaires

Les notaires ont l’obligation de verser aux Archives départementales leurs minutes, qui deviennent publiques après un délai de 75 ans.

Quoi ?

Sont concernés par ce transfert les documents dont la durée d’utilité administrative est expirée, et qui présentent un intérêt pour l’histoire. Le choix des dossiers incombe au service versant, sous le contrôle et avec l’aide des Archives départementales.

Quand ?

L’initiative vous revient, n’attendez pas d’être sollicité. Evitez cependant les transferts par trop petites quantités.

Comment ?

Il vous suffit d’adresser aux Archives départementales un bordereau de versement ou de dépôt en trois exemplaires, dûment complété. Ce bordereau, à la fois pièce réglementaire et instrument de recherche, doit, comporter :

  • l’intitulé du service, le nom et les coordonnées du correspondant archives
  • les numéros des boîtes (de 1 à n, sans numéro bis)
  • l’analyse des dossiers (les sigles employés doivent être développés)
  • les dates extrêmes des documents (date la plus ancienne et date la plus récente)
  • la signature du responsable
  • le métrage linéaire total (1 boîte de 10 cm = 0,10 mètre linéaire).

Télécharger le bordereau de versement.   Télécharger le mode d'emploi du bordereau de versement.

Après examen du bordereau et éventuellement demande de précisions au service qui l’a rédigé, le directeur des Archives départementales donne son accord pour le versement. Une date est fixée pour le transfert, qui est à la charge du service versant, et les dossiers sont transmis en une seule fois.

Les Archives départementales se réservent le droit de refuser tout versement mal préparé. Après vérification de la cohérence entre le bordereau et les documents transmis, le versement est rangé à la place qui lui a été assignée dans les magasins de conservation des Archives départementales. Une référence est attribuée au bordereau et est à rappeler pour toute recherche ultérieure. Un exemplaire signé du bordereau, valant décharge pour le service versant et prise en charge par les Archives départementales, est retourné au responsable du service.