Récoler les archives communales

Les responsabilités du maire

Le maire est responsable au civil et au pénal de l’ensemble des archives et doit les conserver :

  • Pour la gestion des affaires communales,
  • Pour la justification des droits des administrés,
  • Pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.

Le récolement

À chaque changement ou renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire, appelé récolement (en trois exemplaires). Les deux documents doivent être cosignés par le maire sortant et le maire entrant.

C’est la procédure de récolement réglementaire, qui équivaut à un transfert de responsabilités en cas de pertes éventuelles de documents.

Chaque mairie a été destinataire de la circulaire préfectorale du 19 novembre 2013 en vue de cette opération et un exemplaire de récolement et du procès-verbal doit être retourné aux archives départementales, avant le 30 mai prochain.

Le classement des archives

Le classement des archives communales ne peut en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des agents non qualifiés. Les Archives départementales peuvent apporter aide et conseil pour ces travaux : organisation notamment de formations biannuelles en direction des secrétaires de mairie sur l’archivage.

Les communes ont la possibilité de recruter un archiviste professionnel pour classer ses archives et bénéficier d’une formation sur place.

Dans tous les cas, prendre contact, pour avis, avec les Archives départementales.