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Des répertoires de minutes tenus en double exemplaire

Depuis 1791, les répertoires des minutes sont tenus en double exemplaire par les notaires : un exemplaire est conservé par le notaire, l’autre est déposé au greffe du tribunal du ressort qui le verse ensuite aux Archives départementales. Ce second exemplaire est classé dans les sous-séries L 2ème supplément U et 8 U.

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La consultation des actes notariés

Les archives notariales sont cotées :

  • en série E lorsque le dépôt a été effectué avant 1912 (comme le préconisait le cadre de classement de l’époque),
  • en sous-série 3 E pour la période ultérieure.

En Deux-Sèvres, les cotes sont attribuées en continu, en fonction de l’ordre d’arrivée des versements, et non pas par étude.

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Les instruments de recherche

Le classement des archives notariales aboutit à la réalisation de trois instruments de recherche, disponibles en salle de lecture.

  • Un répertoire alphabétique des noms de notaires : chaque nom de notaire renvoie aux cotes des documents.
  • Un répertoire des résidences des études : la résidence d’une étude correspond à la commune sur laquelle est situé le siège de l’étude. Plusieurs études peuvent être établies dans une même commune. Ce répertoire liste, par commune, les noms des notaires ayant exercé dans une étude.
  • Un répertoire des juridictions : la juridiction est un territoire sur lequel s’étend la compétence d’un notaire jus-qu’en 1791. Ce répertoire indique les noms des notaires par juridiction.
Astuce

Vous possédez le nom du notaire, mais pas la date de l’acte. Consulter, s’il existe, le répertoire des minutes. Chercher dans le répertoire des minutes la date de l’acte, afin de pouvoir consulter la liasse des minutes qui vous intéresse.

Les répertoires de minutes et les minutes

Les archives notariales comprennent deux types de documents : les répertoires de minutes et les minutes.

Des documents complémentaires

Les répertoires des minutes sont des listes récapitulatives des actes passés, qui précisent les noms des parties, les types d’actes et la date des actes. Ces listes sont le plus souvent présentées de manière chronologique.

Depuis 1539, les notaires sont tenus de rédiger des répertoires des minutes mais cette obligation a très peu été suivie. Aussi, les répertoires de minutes conservés aux Archives départementales des Deux-Sèvres portent-ils surtout sur les XIXe et XXesiècles.

D’après la loi de 1803, les notaires doivent garder leurs archives. Mais, en 1848, à la suite d’une demande de l’archiviste des Deux-Sèvres, les notaires du département ont déposé leurs minutes antérieures à 1800 aux Archives départementales. Malgré cette opération de collecte, les fonds des archives notariales conservés aux Archives départementales des Deux-Sèvres comportent des lacunes pour les XVIe, XVIIe et XVIIIe siècles.

Par contre, depuis la loi sur les archives de 1979, les notaires sont obligés de verser leurs répertoires de minutes et leurs minutes de plus de 75 ans auprès des dépôts départementaux d’archives. En Deux-Sèvres, les archives notariales représentent plus de 2 kilomètres linéaires de documents.

Le classement des actes notariés

Les minutes et les répertoires de minutes sont regroupés par étude. Une étude regroupe plusieurs notaires qui se succèdent dans le temps. Il existe une cinquantaine d’études notariales en Deux-Sèvres, soit plus de 1300 notaires depuis le XVIesiècle. Au sein de chaque étude, les actes sont classés chronologiquement.

Exemple 1

Me Lamarre Louis Alfred Onésime, notaire public à Niort, a exercé du 24 septembre 1877 au 31 décembre 1895. L’acte re-cherché date du 17 mars 1884. Cet acte est inclus dans la liasse des minutes datées de janvier à mars 1884, cotée 3 E 14816.

Le répertoire des minutes datées de 1877 à 1893 de Me Lamarre est coté en 3 E 14789.

Exemple 2

L’acte de partage par M. et Mme Girard à leurs enfants, daté du 17 mars 1884, fait référence à l’acte de vente passé avec M. Jean-Jacques Pougnard, devant Me Dauvigné à Niort, le 30 janvier 1857.