Astuce
  • Identifier le bureau où a été enregistré l’acte, en prenant en compte la nature de l’acte que vous recherchez et les éléments dont vous disposez (une date, même approximative, un nom, etc.).
  • Pour les actes civils : rechercher le bureau le plus proche du lieu de résidence du notaire.
  • Pour les mutations d’immeubles : rechercher le bureau le plus proche de l’emplacement du bien.
  • Pour les biens meubles et les personnes : rechercher le bureau le plus proche du domicile des intéressés.
  • Pour les donations et les substitutions : rechercher le bureau le plus proche de l’emplacement des biens et du domicile des donateurs.
Astuce

Vous cherchez un acte enregistré après 1865 et vous détenez le nom d’une des parties ayant passé l’acte.

  • Une fois le bureau identifié, consulter le fichier mobile. La fiche nominative renvoie à un numéro de volume du répertoire des enregistrements et des déclarations (sommier) et à un numéro de case. Relever la cote du répertoire en question grâce à l’instrument de recherche disponible en salle de lecture.
  • La case du répertoire indique la nature et la date de l’ensemble des actes enregistrés. En fonction de l’acte recherché, consulter le registre correspondant (actes civils, actes sous seing privé, déclaration de décès). Relever la cote du registre en question grâce à l’instrument de recherche disponible en salle de lecture.
Recherche pratique

La consultation des registres de l’enregistrement

Les tables, registres et volumes du répertoire général de l’enregistrement sont classés chronologiquement par ordre alphabétique des bureaux. Aux Archives départementales des Deux-Sèvres, les documents de l’enregistrement, cotés en sous-série 3 Q et en série W pour les plus récents, couvrent la période 1790-1970.

Astuce

Vous cherchez un acte enregistré avant 1865.

  • Une fois le bureau identifié, consulter la table thématique en fonction du type d’acte recherché. Relever la cote de la table correspondante grâce à l’instrument de recherche disponible en salle de lecture.
  • La table thématique indique précisément la date de l’acte, ce qui permet de trouver le registre correspondant (actes civils, actes sous seing privé, déclaration de décès). Relever la cote de ce registre grâce à l’instrument de recherche disponible en salle de lecture.
Exemple

Reprenons l’exemple de la vente de la maison située rue des Trois-Maries à Niort, passée entre M. et Mme Girard et M. et Mme Belat en janvier 1893.

Cet acte a été enregistré par le bureau de l’Enregistrement de Niort. La transcription succincte de l’acte notarié dans le registre de l’Enregistrement permet de retrouver les noms des intéressés et l’objet de la vente.

L'enregistrement (après 1790)

La formalité de l’enregistrement

En 1790, l’insinuation judicaire et l’insinuation fiscale sont supprimées, mais l’obligation d’enregistrer les actes notariés subsiste, et l’enregistrement inclut désormais la déclaration de succession.

À partir de 1790, tout acte notarié doit être présenté à l’enregistrement dans les dix jours suivant la date de sa rédaction lorsque le notaire réside dans le même lieu où le bureau est installé, et dans les vingt jours lorsque le notaire réside hors du lieu de l’établissement du bureau. Une exception est faite pour les testaments, qui doivent être présentés trois mois au plus tard après le décès des testateurs.

Enfin, en 1970, la formalité de l’enregistrement fusionne avec le principe de la publicité foncière, et donne naissance aux hypothèques.

Les documents de l’enregistrement

Les registres de l’enregistrement ne sont communicables qu’au-delà d’un délai de 100 ans.

Les bureaux

Vingt-quatre bureaux sont créés en 1790. La plupart des bureaux sont supprimés entre 1942 et 1960. En 1970, il n’y a plus que six bureaux : Bressuire, Melle, Niort, Parthenay, Saint-Maixent-l’École et Thouars.

En 1995, le bureau de Melle est rattaché à celui de Niort, le bureau de Saint-Maixent-l’École à celui de Parthenay, et le bureau de Thouars à celui de Bressuire.

Les registres

Les registres sont répartis, en fonction de leur contenu, dans plusieurs catégories, dont :

  • les registres des actes civils publics qui indiquent la date de l’enregistrement, les noms des parties, l’analyse sommaire de l’acte et sa date, les nom et lieu de résidence du notaire ;
  • les registres des actes sous seing privé (dissociés de la catégorie précédente à partir de 1799) qui contiennent la date de l’enregistrement, la nature de l’opération, les noms des parties et la date de l’acte ;
  • les registres de déclarations de mutation par décès qui mentionnent les noms des bénéficiaires de la succession, le nom du défunt, les date et lieu du décès, la nature et le montant de la succession.

Pour se repérer dans les registres, des tables thématiques ont été conçues.

Les tables (de 1790 à 1865)

Les tables tenues lors de la période du contrôle des actes sont maintenues jusqu’en 1824, où elles sont refondues, dont :

  • les tables des mariages, qui indiquent les noms, prénoms et domicile des futurs époux, et le nom du notaire ;
  • les tables des décès et les tables des successions acquittées qui deviennent les tables des successions et absences, et mentionnent la date de déclaration de succession ; la déclaration de succession donne les noms et les domiciles de tous les héritiers ;
  • les tables des donations et autres dispositions éventuelles, les tables des testaments enregistrés et contrôlés, les tables des testaments non enregistrés qui fusionnent en tables des testaments, donations et dispositions éventuelles ; ces tables reprennent la date du testament ou de la donation, le nom du notaire et la date de la déclaration de succession ; 
  • les tables des vendeurs et des nouveaux acquéreurs et les tables des baux qui renseignent sur les transactions immobilières et les déplacements des familles.

Les tables des inventaires après décès, les tables des partages et de copartageants sont supprimées en 1825.

Toutes les références contenues dans la table renvoient à un numéro de volume de registre.

Le sommier et le fichier mobile (à partir de 1865)

En 1865, la plupart des tables sont supprimées et remplacées par le répertoire des enregistrements et des déclarations (dit sommier), sauf pour les successions où il existe des tables renvoyant directement aux registres de déclarations de mutation par décès.

Dans le sommier, chaque particulier dispose d’une case, où il est inscrit non pas alphabétiquement, mais à la date du premier acte passé. La case du sommier est mise à jour dès qu’un nouvel acte est passé. Chaque référence d’acte dans la case renvoie à un numéro de volume de registre.

Une table alphabétique des personnes ayant passé un ou des actes notariés, présentée sous forme de fiches mobiles, permet d’accéder directement à l’extrait de l’acte recherché. Les fiches sont classées par bureau. Le premier chiffre inscrit sur la fiche correspond au numéro de volume du répertoire des enregistrements et des déclarations. Le second chiffre renvoie au numéro de case dudit volume.

Néanmoins, de nombreuses fiches sont manquantes ou incommunicables du fait de leur mauvais état de conservation.