Conserver

Les documents d’archives sont des documents uniques, fragiles en raison de leur ancienneté ou de leur support. Leur préservation constitue un enjeu fondamental et comprend deux volets : la protection de l’ensemble des documents dans les magasins de stockage d’une part, et l’intervention sur le document en lui-même d’autre part.

Les magasins de stockage doivent offrir des conditions de conservation optimales, précisément définies par les normes prescrites par la Direction des Archives de France. Il est notamment préconisé de respecter, dans les magasins réservés aux archives « papier », une température de 18 degrés Celsius et un taux d’humidité relative de 55%, et, dans les magasins destinés aux supports magnétiques et numériques, une température de 18 degrés Celsius et un taux d’humidité relative de 40%.

Les rayonnages sont nécessairement métalliques, afin d’éviter la présence d’insectes nuisibles. Quant aux documents, leur conditionnement dans des boîtes en carton neutre (non acide) et compact (moins combustible) est recommandé.

L’intervention sur le document d’archives se fait de manière directe ou indirecte. De manière directe, la restauration consiste principalement à désinfecter le document et à le consolider (les pages déchirées sont comblées, les reliures de registres renforcées, etc).

Le recours aux supports de substitution, tels que les microfilms ou les fichiers numériques, permet de ne plus communiquer les documents originaux les plus souvent demandés, et ainsi de prévenir leur détérioration qu’engendrent les multiples manipulations.

Depuis le milieu des années 1980, le Conseil départemental des Deux-Sèvres a entrepris une ambitieuse politique de préservation en finançant chaque année la restauration de documents anciens. Le microfilmage, puis la numérisation de certains fonds complètent ce dispositif.