PLAN DE CLASSEMENT PAR SERIE

Un classement à la fois chronologique et thématique

Les fonds d’archives sont classés selon un cadre réglementaire – mis en place en 1841 et complété ultérieurement –, identique dans tous les services d’archives départementaux en France. Ce plan comporte cependant toujours quelques spécificités locales. Le plan de classement appliqué dans les archives départementales diffère de ceux utilisés pour la gestion des archives nationales, des archives communales et des archives hospitalières.

Un fonds d’archives correspond à un ensemble de documents produits et reçus par un organisme donné. On parle ainsi du fonds de la Préfecture ou bien encore du fonds de la Trésorerie générale.

Les fonds sont répartis dans des séries en fonction de leur date de création et de leur provenance. En fait, la série correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds.

En premier lieu, les séries sont ordonnées chronologiquement :

  • les séries anciennes portent sur la période antérieure à 1790
  • les séries révolutionnaires sur la période 1790-1800
  • les séries modernes sur la période 1800-1940
  • la série contemporaine sur la période postérieure à 1940

Il existe également des séries qui ne se limitent pas à une période donnée, mais qui en touchent plusieurs.

  • Les fonds toutes périodes
  • Les reproductions de documents d'archives sur nouveaux support
  • La bibliothèque et les périodiques

Ensuite, au sein de chaque tranche chronologique, les séries sont organisées en thèmes, eux-mêmes divisés en sous-thèmes (sous-séries). Les thèmes coïncident avec les activités des organismes producteurs. Ainsi, le fonds d’archives produit par la maison centrale de Thouars pour la période 1800-1940 est rattaché à la série Y, la série de classement consacrée aux établissements pénitentiaires.

Les séries sont désignées par des lettres de l’alphabet (de A à Z), et les sous-séries par des chiffres placés devant les lettres.

La cote : clef d’accès au document

Un fonds d’archives est composé d’ articles. Un article peut être un registre, une liasse de documents ou une pièce isolée. Une cote – identifiant alphanumérique – est attribuée à chaque article en fonction de sa situation dans le plan de classement.

Par exemple, un lecteur souhaite consulter le plan de l’école communale de filles de Chef-Boutonne, construite dans les années 1910. Renseignements pris, ce lecteur demandera la communication de l’article coté 2 O 741. La sous-série 2 O signifie que le plan se trouve dans un dossier relatif à l’administration communale. Le chiffre 741 correspond au numéro d’ordre du dossier dans la sous-série 2 O, celle-ci ayant été classée par ordre alphabétique des communes du département.

Ainsi, la cote se compose en principe de trois éléments :

  • le chiffre de la sous-série
  • la lettre de la série
  • le numéro d’ordre de l’article