La communicabilité des documents d’archives publiques est fixée par le Code du patrimoine en son livre II (art. L. 213 1-6). En règle générale, les documents d’archives publiques sont librement communicables au terme d’un délai de 30 ans à partir de leur création. Des délais plus longs, de 60 à 150 ans, sont prévus pour des documents intéressant la vie privée des personnes et la sûreté de l’État ou contenant des informations relatives à l’état civil ou à la santé des personnes.
Tableau des délais de communicabilité par type de document
| Délai |
Type de document |
| Immédiat |
Documents administratifs achevés, à caractère non nominatif |
| 60 ans |
Documents contenant des éléments portant sur le secret de la vie privée |
| 100 ans |
Registres d'état civil, dossiers de procédure, minutes er répertoires de notaires, enregistrement, enquêtes statistique |
| 120 ans |
Dossiers individuels de personnel |
| 150 ans |
Documents contenant des renseignements médicaux |
Au contraire, de nombreux documents sont librement consultables dès leur création, comme les plans cadastraux, les registres de délibérations d’une commune, les documents administratifs non nominatifs, etc (loi du 17 juillet 1978, modifiée par la loi du 12 avril 2000 et par l’ordonnance du 6 juin 2005).
La consultation des documents non librement communicables peut être néanmoins autorisée par dérogation accordée par le ministère de la Culture, après avis du service versant et du directeur des Archives départementales. En cas de refus, il est possible de recourir à l’avis de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
Pour les fonds d’archives privés entrés par dépôt, don ou legs aux Archives départementales, les conditions de communicabilité sont déterminées par le propriétaire des documents en accord avec la direction des Archives départementales des Deux-Sèvres. Ces conditions peuvent varier d’un fonds à l’autre.